Bagi mahasiswa yang sedang mencari magang administrasi, kemampuan menggunakan Microsoft Excel menjadi salah satu keterampilan yang penting untuk dipersiapkan. Pekerjaan administrasi sering berkaitan dengan pengolahan data, pembuatan laporan, rekap transaksi, pencatatan dokumen, hingga penyusunan informasi dalam bentuk tabel.
Karena itu, tes Excel saat proses seleksi magang biasanya tidak hanya menguji apakah peserta mengetahui rumus, tetapi juga bagaimana peserta mengolah data dengan cepat dan teliti.
Beberapa materi dasar yang layak dipelajari antara lain SUM, AVERAGE, IF, VLOOKUP, XLOOKUP, sorting data, serta pembuatan tabel laporan. Microsoft menjelaskan bahwa Excel menyediakan berbagai fungsi untuk menghitung, mencari data, serta mengurutkan informasi dalam lembar kerja.
Artikel ini berisi contoh soal tes Excel untuk magang administrasi lengkap dengan jawaban dan pembahasannya. Contohnya dibuat menggunakan situasi sederhana yang dekat dengan pekerjaan administrasi sehingga bisa digunakan sebagai bahan latihan.
Apa Saja yang Biasanya Diuji dalam Tes Excel Magang Administrasi?
Tes Excel untuk calon peserta magang administrasi dapat dibuat dalam berbagai bentuk. Namun, beberapa kemampuan dasar yang penting untuk dikuasai meliputi:
- Menjumlahkan data menggunakan SUM.
- Menghitung rata-rata menggunakan AVERAGE.
- Membuat keputusan berdasarkan kondisi menggunakan IF.
- Mencari informasi menggunakan VLOOKUP atau XLOOKUP.
- Mengurutkan data berdasarkan nama, angka, atau tanggal.
- Membuat dan merapikan tabel laporan.
- Menggabungkan beberapa fungsi Excel dalam satu pekerjaan.
- Memeriksa kembali hasil pengolahan data agar tidak terjadi kesalahan.
Kemampuan sorting juga penting karena Excel memungkinkan data diurutkan berdasarkan teks, angka, tanggal, maupun beberapa kolom sekaligus.
Contoh Soal 1: Menggunakan SUM
Perhatikan data berikut:
| Nama | Jumlah Dokumen |
|---|---|
| Andi | 25 |
| Budi | 30 |
| Citra | 18 |
| Dinda | 27 |
| Eka | 20 |
Soal:
Buat rumus Excel untuk menghitung jumlah seluruh dokumen yang diproses kelima mahasiswa tersebut.
Jawaban:
=SUM(B2:B6)
Hasil:
120
Pembahasan
Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan nilai dalam sebuah rentang sel. Jika data jumlah dokumen berada pada sel B2 sampai B6, rumus yang digunakan adalah =SUM(B2:B6).
Dalam pekerjaan administrasi, rumus seperti ini dapat digunakan untuk menghitung total dokumen, total transaksi, jumlah barang, atau total biaya.
Contoh Soal 2: Menggunakan AVERAGE
Seorang admin memiliki data jumlah dokumen yang diproses selama lima hari:
| Hari | Jumlah Dokumen |
|---|---|
| Senin | 40 |
| Selasa | 35 |
| Rabu | 45 |
| Kamis | 30 |
| Jumat | 50 |
Soal:
Hitung rata-rata jumlah dokumen yang diproses per hari.
Jawaban:
=AVERAGE(B2:B6)
Hasil:
40
Pembahasan
AVERAGE digunakan untuk menghitung nilai rata-rata dari sekumpulan angka.
Pada contoh tersebut, Excel menghitung rata-rata data dari B2 sampai B6 sehingga diperoleh hasil 40 dokumen per hari.
Fungsi ini berguna ketika admin perlu membuat laporan rata-rata transaksi, rata-rata jumlah dokumen, rata-rata kehadiran, atau data lainnya.
Contoh Soal 3: Menggunakan IF
Perhatikan data berikut:
| Nama | Nilai Tes | Status |
|---|---|---|
| Andi | 85 | ? |
| Budi | 68 | ? |
| Citra | 75 | ? |
| Dinda | 55 | ? |
Ketentuannya:
- Nilai minimal 70 = Lulus
- Nilai di bawah 70 = Tidak Lulus
Soal:
Buat rumus untuk menentukan status masing-masing peserta.
Jawaban:
=IF(B2>=70,"Lulus","Tidak Lulus")
Setelah itu, rumus dapat disalin ke baris berikutnya.
Hasil:
| Nama | Nilai Tes | Status |
|---|---|---|
| Andi | 85 | Lulus |
| Budi | 68 | Tidak Lulus |
| Citra | 75 | Lulus |
| Dinda | 55 | Tidak Lulus |
Pembahasan
Fungsi IF digunakan untuk menguji kondisi tertentu dan menghasilkan nilai berdasarkan apakah kondisi tersebut benar atau salah.
Dalam administrasi, konsep ini dapat diterapkan untuk membuat status seperti:
- Sudah / Belum
- Sesuai / Tidak Sesuai
- Lulus / Tidak Lulus
- Lengkap / Tidak Lengkap
Dengan memahami IF, mahasiswa akan lebih mudah mengolah data yang membutuhkan keputusan berdasarkan kondisi.
Contoh Soal 4: VLOOKUP Dasar
Seorang admin mempunyai tabel kode departemen berikut:
| Kode | Departemen |
|---|---|
| ADM | Administrasi |
| FIN | Keuangan |
| HRD | Human Resources |
| MKT | Marketing |
Kemudian terdapat data:
| Nama | Kode | Departemen |
|---|---|---|
| Andi | ADM | ? |
| Budi | FIN | ? |
| Citra | HRD | ? |
Soal:
Gunakan VLOOKUP untuk mengisi nama departemen berdasarkan kode.
Jawaban:
=VLOOKUP(B2,$F$2:$G$5,2,FALSE)
Pembahasan
VLOOKUP digunakan untuk mencari nilai pada tabel berdasarkan nilai pencarian. Pada contoh tersebut, Excel mencari kode yang terdapat pada B2 dalam tabel referensi F2:G5, kemudian mengambil informasi dari kolom kedua.
Penggunaan FALSE digunakan ketika kita menginginkan pencocokan yang tepat.
Contoh pekerjaan administrasi yang dapat menggunakan konsep serupa adalah mencari:
- Nama berdasarkan ID karyawan.
- Departemen berdasarkan kode.
- Nama barang berdasarkan kode barang.
- Harga berdasarkan kode produk.
Contoh Soal 5: XLOOKUP Dasar
Gunakan data berikut:
| Kode | Nama Barang | Harga |
|---|---|---|
| ATK01 | Pulpen | 5000 |
| ATK02 | Buku | 12000 |
| ATK03 | Map | 7000 |
| ATK04 | Stapler | 25000 |
Seorang admin memasukkan kode barang ATK03 dan ingin mendapatkan nama barang secara otomatis.
Soal:
Buat rumus XLOOKUP untuk mencari nama barang berdasarkan kode.
Jawaban:
=XLOOKUP(F2,A2:A5,B2:B5,"Tidak ditemukan")
Pembahasan
XLOOKUP dapat digunakan untuk mencari nilai pada satu rentang dan mengembalikan nilai dari rentang lain. Microsoft menyebut XLOOKUP sebagai fungsi pencarian yang lebih fleksibel dibandingkan VLOOKUP.
Namun, penting untuk memperhatikan versi Excel yang digunakan karena XLOOKUP tidak tersedia pada Excel 2016 dan Excel 2019.
Untuk tes magang, mahasiswa sebaiknya memahami konsep VLOOKUP sekaligus mengenal XLOOKUP agar lebih siap menghadapi variasi soal.
Contoh Soal 6: Sorting Data
Perhatikan data berikut:
| Nama | Departemen | Nilai |
|---|---|---|
| Andi | Administrasi | 85 |
| Budi | Keuangan | 72 |
| Citra | Administrasi | 90 |
| Dinda | Marketing | 78 |
| Eka | Keuangan | 88 |
Soal:
Urutkan data berdasarkan nilai dari yang terbesar ke yang terkecil.
Jawaban:
Urutan yang benar:
| Nama | Departemen | Nilai |
|---|---|---|
| Citra | Administrasi | 90 |
| Eka | Keuangan | 88 |
| Andi | Administrasi | 85 |
| Dinda | Marketing | 78 |
| Budi | Keuangan | 72 |
Cara mengerjakannya
- Pilih salah satu sel dalam tabel.
- Buka menu Data.
- Pilih Sort.
- Pilih kolom Nilai.
- Pilih urutan Terbesar ke Terkecil.
- Pastikan seluruh tabel ikut terurut.
Excel juga dapat mengurutkan data berdasarkan beberapa kolom. Misalnya, data dapat diurutkan berdasarkan departemen terlebih dahulu kemudian nama.
Hal yang perlu diperhatikan adalah jangan hanya memilih satu kolom ketika data tersebut merupakan bagian dari tabel. Seluruh baris harus tetap berpasangan agar informasi tidak tertukar.
Contoh Soal 7: Sorting Berdasarkan Nama
Perhatikan data berikut:
| Nama | Posisi | Status |
|---|---|---|
| Dinda | Admin | Aktif |
| Andi | Admin | Aktif |
| Citra | Finance | Aktif |
| Budi | Admin | Selesai |
Soal:
Urutkan nama dari A sampai Z.
Jawaban:
| Nama | Posisi | Status |
|---|---|---|
| Andi | Admin | Aktif |
| Budi | Admin | Selesai |
| Citra | Finance | Aktif |
| Dinda | Admin | Aktif |
Cara sederhana untuk mengurutkan data adalah memilih sel pada kolom nama kemudian menggunakan perintah A ke Z pada menu Data. Microsoft menjelaskan bahwa Excel dapat mengurutkan teks secara alfabetis maupun angka berdasarkan nilai.
Contoh Soal 8: Membuat Tabel Laporan Administrasi
Seorang admin menerima data transaksi berikut:
| Tanggal | Kode | Barang | Jumlah | Harga |
|---|---|---|---|---|
| 01/08/2026 | ATK01 | Pulpen | 10 | 5000 |
| 02/08/2026 | ATK02 | Buku | 5 | 12000 |
| 03/08/2026 | ATK03 | Map | 8 | 7000 |
| 04/08/2026 | ATK01 | Pulpen | 15 | 5000 |
Soal:
Tambahkan kolom Total untuk menghitung jumlah biaya setiap transaksi.
Jawaban:
=D2*E2
Kemudian salin rumus ke baris berikutnya.
Hasilnya:
| Tanggal | Barang | Jumlah | Harga | Total |
|---|---|---|---|---|
| 01/08/2026 | Pulpen | 10 | 5.000 | 50.000 |
| 02/08/2026 | Buku | 5 | 12.000 | 60.000 |
| 03/08/2026 | Map | 8 | 7.000 | 56.000 |
| 04/08/2026 | Pulpen | 15 | 5.000 | 75.000 |
Setelah itu, total seluruh transaksi dapat dihitung dengan:
=SUM(F2:F5)
Total: Rp241.000
Soal seperti ini cukup relevan untuk latihan karena menggabungkan input data, operasi matematika sederhana, penggunaan rumus, dan penyusunan tabel laporan.
Contoh Soal 9: Soal Excel Gabungan
Perhatikan data berikut:
| Nama | Jumlah Berkas | Target | Status |
|---|---|---|---|
| Andi | 120 | 100 | ? |
| Budi | 85 | 100 | ? |
| Citra | 150 | 100 | ? |
| Dinda | 95 | 100 | ? |
Soal:
Gunakan IF untuk menentukan apakah target tercapai.
Ketentuan:
- Jika jumlah berkas ≥ target = Tercapai
- Jika jumlah berkas < target = Belum Tercapai
Jawaban:
=IF(B2>=C2,"Tercapai","Belum Tercapai")
Hasil:
| Nama | Jumlah Berkas | Target | Status |
|---|---|---|---|
| Andi | 120 | 100 | Tercapai |
| Budi | 85 | 100 | Belum Tercapai |
| Citra | 150 | 100 | Tercapai |
| Dinda | 95 | 100 | Belum Tercapai |
Soal seperti ini menguji apakah peserta dapat membaca data dan menerapkan fungsi Excel sesuai kondisi yang diberikan.
Contoh Soal 10: Membuat Rekap Sederhana
Seorang admin mempunyai data pengeluaran:
| Kategori | Pengeluaran |
|---|---|
| ATK | 150000 |
| Transportasi | 250000 |
| Konsumsi | 175000 |
| ATK | 100000 |
| Transportasi | 150000 |
Soal:
- Hitung total seluruh pengeluaran.
- Hitung rata-rata pengeluaran.
- Urutkan data dari pengeluaran terbesar ke terkecil.
Jawaban
1. Total pengeluaran
=SUM(B2:B6)
Hasil:
Rp825.000
2. Rata-rata pengeluaran
=AVERAGE(B2:B6)
Hasil:
Rp165.000
3. Sorting
Gunakan menu Data → Sort, kemudian pilih kolom Pengeluaran dan urutkan dari terbesar ke terkecil.
Excel menyediakan pengurutan naik dan turun untuk teks, angka, serta tanggal.
Tips Mengerjakan Tes Excel untuk Magang Administrasi
Selain menghafal rumus, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika mengerjakan tes Excel.
1. Pahami soal sebelum menggunakan rumus
Jangan langsung mengetik rumus. Perhatikan terlebih dahulu data yang diberikan, kolom mana yang menjadi sumber, dan hasil seperti apa yang diminta.
2. Kuasai rumus dasar
Setidaknya pahami fungsi berikut:
SUM
AVERAGE
IF
VLOOKUP
XLOOKUP
Tidak harus menghafal semua fungsi Excel. Yang lebih penting adalah memahami kapan sebuah fungsi digunakan.
3. Perhatikan referensi sel
Kesalahan seperti memilih rentang yang salah dapat menyebabkan hasil tidak sesuai. Jika sebuah tabel referensi akan digunakan berulang kali, pahami penggunaan referensi absolut seperti:
$A$2:$B$10
4. Jangan mengabaikan ketelitian
Pekerjaan administrasi membutuhkan data yang rapi. Kesalahan satu angka atau satu baris dapat mengubah hasil laporan.
5. Berlatih dengan data berbentuk tabel
Jangan hanya berlatih mengetik rumus pada dua atau tiga angka. Gunakan data yang lebih realistis, misalnya data karyawan, transaksi, dokumen, inventaris, atau laporan pengeluaran.
6. Biasakan menggunakan Sort dan Filter
Sorting membantu menyusun data berdasarkan kriteria tertentu, sedangkan filter membantu menampilkan data yang sesuai kebutuhan. Excel menyediakan fitur tersebut melalui menu Data → Sort & Filter.
7. Periksa kembali hasil sebelum dikumpulkan
Setelah menyelesaikan tes, periksa kembali rumus, format angka, tanggal, nama, dan hasil perhitungan. Jangan sampai hasil sebenarnya benar tetapi format tabel berantakan.
Materi yang Sebaiknya Dipelajari Sebelum Tes
Jika waktu latihan terbatas, mahasiswa dapat memprioritaskan materi berikut:
| Materi | Tingkat Prioritas |
|---|---|
| SUM | Sangat penting |
| AVERAGE | Sangat penting |
| IF | Sangat penting |
| Sorting | Sangat penting |
| Membuat tabel | Sangat penting |
| VLOOKUP | Penting |
| XLOOKUP | Penting |
| Format angka dan tanggal | Penting |
| Filter data | Penting |
| Rumus gabungan | Lanjutan |
Latihan sebaiknya dilakukan menggunakan data yang menyerupai pekerjaan administrasi sehari-hari agar peserta tidak hanya memahami rumus secara teori.
Kesimpulan
Contoh soal tes Excel untuk magang administrasi umumnya dapat dibuat dari pekerjaan pengolahan data yang sederhana tetapi membutuhkan ketelitian. Materi seperti SUM, AVERAGE, IF, VLOOKUP, XLOOKUP, sorting, dan pembuatan tabel laporan menjadi kemampuan yang layak dipersiapkan mahasiswa sebelum mengikuti proses seleksi.
Tidak perlu langsung menguasai seluruh fitur Excel. Mulailah dari fungsi dasar, kemudian berlatih mengolah data dalam bentuk tabel. Setelah terbiasa, lanjutkan dengan soal yang menggabungkan beberapa fungsi sekaligus.
Yang tidak kalah penting, latihan Excel sebaiknya dilakukan dengan memperhatikan kecepatan, ketelitian, dan kerapian hasil. Ketiga hal tersebut dapat membantu mahasiswa lebih siap ketika mendapatkan tes pengolahan data dalam proses seleksi magang administrasi.
FAQ
Apakah tes Excel untuk magang administrasi sulit?
Tidak selalu. Tingkat kesulitan bergantung pada perusahaan dan posisi yang dilamar. Untuk posisi magang, latihan fungsi dasar seperti SUM, AVERAGE, IF, lookup, sorting, dan pengolahan tabel sudah menjadi awal yang baik.
Apakah mahasiswa harus menguasai semua rumus Excel?
Tidak. Yang lebih penting adalah memahami fungsi yang sering digunakan dan mampu menerapkannya sesuai kebutuhan.
Apa yang harus dipelajari terlebih dahulu?
Mulailah dari SUM, AVERAGE, IF, sorting, pembuatan tabel, kemudian lanjutkan ke VLOOKUP dan XLOOKUP.
Apakah VLOOKUP masih perlu dipelajari jika sudah ada XLOOKUP?
Ya. Mempelajari VLOOKUP tetap berguna karena peserta tes dapat menemukan lingkungan kerja atau soal latihan yang masih menggunakan fungsi tersebut. XLOOKUP juga layak dipelajari sebagai alternatif yang lebih modern, dengan memperhatikan kompatibilitas versi Excel.
Apakah sorting termasuk materi penting dalam tes Excel?
Ya. Sorting merupakan kemampuan dasar untuk mengatur data berdasarkan nama, angka, tanggal, atau kriteria lainnya. Excel mendukung pengurutan berdasarkan satu maupun beberapa kolom.
Sumber referensi: Microsoft Support mengenai fungsi dan pengelolaan data Excel.
